HR Clerk
Job Number: 357015
Category: Human Resources
Description: Job Title: HR Clerk
Pay Rate: $35 / hr
Location: Pittsburgh, PA
Area Code: 412, 724, 878
ZIP Code: 15272
Start Date: Right Away
Shift: 1st shift, 8:00 AM - 5:00 PM
On the job training, with cross training for other skilled positions and opportunities for advancement. The aerospace business is growing and we are continually training and promoting up from within.
Medical, Dental, Vision, Retirement savings options, tuition reimbursement, performance increases and career advancement. Award winning team with exceptional work environment.
Six Paid Statutory Holidays after 90 days probationary period.
One Week Paid Vacation Bonus after six months / 1960 regular hours.
Weekly pay by direct deposit.
Performance Reviews (and compensation reviews)
Job description
Support I-9 compliance and related HR administrative functions. This role will work closely with the I-9 audit team, HR vendors, and internal managers to ensure timely and accurate documentation and process adherence.
Responsibilities:
- I-9 Compliance Support
- Collaborate with the I-9 audit team (Note: this position will not conduct the audit).
- Assist in educating managers on proper I-9 completion.
- Follow up with managers to ensure I-9 forms are completed for all new hires.
- Monitor reports to track upcoming I-9 deadlines and send timely reminders (within the 3-day window).
- Resolve any issues related to the Workday-E-Verify integration, including correcting errors.
- Maintain a working knowledge of acceptable work authorization documents for I-9 verification.
- Receive HR-related invoices or charge notifications (e.g., background checks, labor law posters).
- Create purchase orders (POs) and route them to the appropriate approvers.
- Communicate with vendors regarding proper invoice submission procedures (most are familiar).
- Allocate invoice charges accurately across business units.
- Manage the administration and tracking of random drug screening processes.
Requirements:
- Detail-oriented and proactive
- Strong communication and problem-solving skills.
- Prior experience in an HR support or administrative role is preferred.
- Strong understanding of I-9 compliance requirements and documentation.
- Familiarity with Workday and E-Verify systems is a plus.
- Excellent organizational, critical thinking, and investigative skills.
- Ability to identify and suggest process improvements.
- Comfortable handling confidential and sensitive information
- Proficiency with digital file management required.
Preferred qualifications:
- Ability to create user-friendly step-by-step guides and SOPs for:
- Completing I-9 forms (for managers).
- Assigned HR administrative tasks
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EOE/F/M/Disability/Veterans
Puesto: Auxiliar de Recursos Humanos
Salario: $35/hora
Ubicación: Pittsburgh, PA
Código de área: 412, 724, 878
Código postal: 15272
Fecha de inicio: Inmediata
Turno: 1.er turno, 8:00 a. m. a 5:00 p. m.
Palabras clave: . HH HH.
Beneficios:
Capacitación en el puesto de trabajo, con capacitación cruzada para otros puestos cualificados y oportunidades de ascenso. El sector aeroespacial está en crecimiento y nos capacitamos y promovemos continuamente.
Cobertura médica, dental, de la vista, opciones de ahorro para la jubilación, reembolso de matrícula, mejoras de rendimiento y desarrollo profesional. Equipo galardonado con un ambiente laboral excepcional.
Seis días festivos pagados después de 90 días de prueba.
Una semana de bonificación de vacaciones pagadas después de seis meses / 1960 horas regulares.
Pago semanal por depósito directo. Revisiones de Desempeño (y de Compensación)
Descripción del Puesto
Apoyar el cumplimiento del formulario I-9 y las funciones administrativas de RR. HH. relacionadas. Este puesto trabajará en estrecha colaboración con el equipo de auditoría del formulario I-9, los proveedores de RR. HH. y los gerentes internos para garantizar la documentación oportuna y precisa, así como el cumplimiento del proceso.
Responsabilidades:
- Apoyo al Cumplimiento del Formulario I-9
- Colaborar con el equipo de auditoría del formulario I-9 (Nota: Este puesto no realizará la auditoría).
- Ayudar a capacitar a los gerentes sobre la correcta cumplimentación del formulario I-9.
- Realizar seguimiento con los gerentes para garantizar que todos los nuevos empleados completen los formularios I-9.
- Supervisar los informes para realizar un seguimiento de las próximas fechas límite del formulario I-9 y enviar recordatorios oportunos (dentro del plazo de 3 días).
- Resolver cualquier problema relacionado con la integración de Workday con E-Verify, incluyendo la corrección de errores.
- Mantener un conocimiento práctico de los documentos de autorización de trabajo aceptables para la verificación del formulario I-9.
- Recibir facturas o notificaciones de cobro relacionadas con RR. HH. (por ejemplo, verificaciones de antecedentes, carteles de legislación laboral). Crear órdenes de compra (OC) y dirigirlas a los aprobadores correspondientes.
- Comunicarse con los proveedores sobre los procedimientos adecuados de presentación de facturas (la mayoría están familiarizados).
- Asignar los cargos de las facturas con precisión entre las unidades de negocio.
- Gestionar la administración y el seguimiento de los procesos aleatorios de detección de drogas.
Requisitos:
- Atencion al detalle y proactivo.
- Sólidas habilidades de comunicación y resolución de problemas.
- Se valora la experiencia previa en soporte de RR. HH. o en puestos administrativos.
- Sólido conocimiento de los requisitos y la documentación de cumplimiento del formulario I-9.
- Se valora la familiaridad con los sistemas Workday y E-Verify.
- Excelentes habilidades organizativas, de pensamiento crítico e investigación.
- Capacidad para identificar y sugerir mejoras en los procesos.
- Manejo cómodo de información confidencial y sensible.
- Se requiere dominio de la gestión de archivos digitales.
Cualificaciones preferidas:
- Capacidad para crear guías paso a paso y procedimientos operativos estándar (POE) fáciles de usar para:
- Completar formularios I-9 (para gerentes).
- Tareas administrativas de RR. HH. asignadas
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EOE/F/M/Discapacidad/Veteranos
Location: Pittsburgh , PA
Minimum Experience (yrs):
Required Education: Not Specified
Salary: 35.00 /hour
Benefits:
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